1. EQUIPOS

Esta Política de Gestión de Activos Informáticos y Telefónicos para Empleados del Grupo de empresas de Dimoba Corporación. Define los términos y condiciones en las que la empresa proporcionará activos para el trabajo en la Compañía a los empleados.

Esta política será de aplicación a todos los usuarios de activos tecnológicos.

La política define:

• Los niveles de puesto de trabajo considerados con opción a activos de Compañía.

• Los tipos de activos a asignar al empleado.

• Los roles de los departamentos implicados en la dotación de los activos.

• Las normas y procedimientos de aplicación.

• La forma de solicitar nuevas entregas o sustitución de los mismos y proceso de devolución de los mismos.

Se comunicará a todos los empleados de la compañía la existencia de esta Política.

El establecimiento de la Política es responsabilidad de Compras e IT. La empresa tiene la potestad de modificar las directrices de esta política si las circunstancias lo requiriesen.

La gestión de los activos corresponde al departamento de IT.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

A todos los empleados del grupo de empresas.

2. ACTIVOS TECNOLÓGICOS

2.1. Introducción

Se define activo tecnológico como aquellos equipos, herramientas o software que generan valor añadido para la gestión de las actividades de la Compañía.

La asignación de activos de compañía vendrá determinada por las siguientes circunstancias:

Rol del empleado
Solicitud del mando directo o director de área

(Se define lista de puestos tipo/activos Anexo II)

2.2. Activos para empleados de compañía

La Compañía pondrá a disposición de los empleados asignados, los equipos de trabajo establecidos para el correcto desarrollo de su jornada laboral.

La marca, modelo y tipos de estos activos, serán determinados por el Departamento de Compras en colaboración con los Departamentos de Sistemas.

Los activos de los cuales se dotará al empleado serán los descritos en el Anexo I.

El Departamento de Compras mantendrá actualizada la lista básica de activos recomendados por puesto tipo, según mercado.

La asignación de estos activos se facilitará en función del puesto a desempeñar y las funciones que se requieran para el puesto de trabajo. Anexo II.

El Departamento de Talento y Desarrollo mantendrá actualizado este anexo aprobando el perfil con el activo correspondiente.

Cualquier excepción deberá ser debidamente justificada y aprobada por el Director de Área y posteriormente revisado por Sistemas y Compras y finalmente aprobado por la Dirección de Talento y Desarrollo.

Si hay más de un 50% de excepciones se valorará para revisión y modificación de la política.

La adquisición de los equipos será negociados por el departamento de Compras junto a la supervisión de Sistemas.

En los casos en los que se delegue la compra al centro de trabajo, igualmente todas las compras tienen que ser aprobadas por el Departamento de Compras, previa revisión de las ofertas recibidas.

Todo aquello que se adquiera sin la aprobación de estos departamentos se considerará cómo falta y la compañía estudiará las medidas legales a aplicar al empleado.

Este material es personal e intransferible, solo se podrá asignar a otro usuario en caso de que el empleado cause baja en la Compañía o bien sea objeto de un cambio organizativo que no requiera del mantenimiento de dicho activo en posesión del empleado.

Toda asignación a otro usuario o necesidad de un nuevo equipo se tiene que gestionar a través de la aplicación de Poseidón-Petición compras, que se transformará en solicitud de pedido y posteriormente en pedido para el correcto control de Inventario de la Compañía.

3. Solicitud de Nuevos Activos y Sustitución

Las solicitudes de nuevos activos vendrán determinados según sea:

Nueva incorporación y cambios de perfil dentro de la compañía:
- La solicitud de nuevos activos se deberá gestionar a través de Poseidón en el siguiente: POSEIDÓN/PETICIÓN/SOLICITUD DE COMPRAS/CREAR PETICIÓN, siempre y cuando se haya recibido la ficha de incorporación/cambio organizativo a través de Talento y Desarrollo.
Obsolescencia, rotura o pérdida/robo: Se designan las siguientes casuísticas para cambiar activos:
- Rotura y/o fallo del equipo: Mediante solicitud por Poseidón/Petición/Solicitud de compras.
- Robo: El usuario deberá presentar una denuncia en la delegación policial más cercana por la desaparición, para poder solicitar un nuevo equipo en un plazo máximo de 48 horas y se deberá enviar a la empresa una copia de la misma, no obstante, se deberá comunicar a la empresa esta situación en un plazo máximo de 48 horas informando al departamento de Sistemas y Compras.
- Pérdida: Comunicación a compras y se trata con igual procedimiento que roturas.

NOTA ACLARATORIA: NO SE CAMBIARÁ UN EQUIPO POR SIMPLE DESEO DEL USUARIO. LA DECISIÓN DEL CAMBIO DE EQUIPO SERÁ SUPERVISADA POR RESPONSABLE DIRECTO, TALENTO Y DESARROLLO, SISTEMAS Y COMPRAS.

Para casos de roturas/daños/pérdida de teléfonos móviles por mal uso de los equipos y con el objetivo de reducir incidencias, se establecerá el siguiente criterio a seguir:

Primera rotura: La Compañía remitirá comunicación escrita al usuario requiriendo el buen uso y conservación de los equipos entregados.

Segunda rotura: Se estudiará la Imposición de amonestación según legalidad de cada país, escrita al usuario según procedimiento disciplinario. (Ver con Justo)

Tercera rotura: Se seguirá el criterio que defina la empresa previo estudio del caso por las distintas áreas que rigen la política.

Para solicitar la nueva adquisición, sustitución de un activo o reparación se deberá solicitar siempre por POSEIDÓN/PETICIÓN/SOLICITUD DE COMPRAS/, atendiendo al siguiente esquema:

De forma excepcional, para los casos en los que se delegue la compra en otro centro, se deberá seguir el mismo flujo de solicitud por Intranet y se deberá enviar todos los presupuestos al Departamento de Compras, para verificar que cumple con las especificaciones y decidir si se buscan otras ofertas o se acepta la compra.

La filial deberá enviar una copia del acta de recepción con los datos del equipo a Compras y Talento y desarrollo

Se trabajara con la planificación aprobada en el presupuesto y cualquier cambio debe de ser notificado por el Dpto. de Talento a Compras/Facilities

4. Uso de Activos

Consultar nuestra Política de Seguridad en este enlace.

5. Devolución de Activos de Empleado

Las devoluciones de activos deberán gestionarse atendiendo al siguiente diagrama:

En la Central: En el momento de la baja en la Compañía o del cambio del trabajador a un perfil que no requiera los equipos en uso, el mando correspondiente entregará los activos a Talento, en buen estado, con todos los componentes que el mismo tuviera en el momento de la entrega inicial, y desbloqueados (teléfonos) para su posterior reutilización.

Automáticamente el mando buscará, en la BBDD de Inventario, todos los equipos que tenga asignados este número de empleado e indicará el estatus de “Entregado a Talento”.

Cuando Sistemas compruebe que el equipo es conforme para su uso lo incluirá en su stock para su reubicación.

En todos los casos se firmará el Acta de devolución (Anexo IV), el cual deberá entregarse junto con los equipos en Talento y Desarrollo. Al final del proceso, Sistemas entregará a Compras/Facilities el documento firmado.

Fuera de central: Tenemos la casuística de las Delegaciones.

Delegaciones: En el momento de la baja en la Compañía o del cambio del trabajador a un perfil que no requiera los equipos en uso, el Gerente correspondiente enviará los activos, por valija, a Talento, en buen estado, con todos los componentes que el mismo tuviera en el momento de la entrega inicial, y desbloqueados (teléfonos) para su posterior reutilización.

Automáticamente el mando buscará, en la BBDD de Inventario, todos los equipos que tenga asignados este número de empleado e indicará el estatus de “Entregado a Talento”.

Cuando Sistemas compruebe que el equipo es conforme para su uso lo incluirá en su stock para su reubicación.

6. Stock de Equipos y Telefonía

El Departamento de IT será el encargado de mantener el stock de equipos informáticos y accesorios asignados a los mismos.

Se dispondrá de stock de los siguientes equipos, según necesidad:

Modelo TOP
Modelo MEDIO
Modelo ESTÁNDAR
TABLET

Compras será quien valide con IT las solicitudes de adquisición de nuevos equipos según necesidad.

Se dispondrá de stock de los siguientes teléfonos, según necesidad:

Modelo TOP EJECUTIVO
Modelo TOP
Modelo MEDIO

Todo equipo y teléfono se entregará con los accesorios asignados a los mismos, siempre que se soliciten y serán de uso obligatorio para cada modelo, con el propósito de mejorar el servicio y evitar desperfectos por mal uso.

Para mejorar la planificación y el servicio se ha definido un periodo de antelación con el que se deben solicitar equipos:

Solicitud de Teléfono: 10 DIAS DE ANTELACION
Solicitud de equipo fijo/portátil/tablet/otros: 1 MES DE ANTELACION

Sistemas dispondrá de los repuestos de segunda mano, necesarios para reparaciones y/o mejoras de equipos tales como baterías, cargadores, cables, memorias…siempre y cuando sean repuestos de equipos en compra y que no estén incluidos en ningún contrato de renting.

7. Facultades de la Compañía

La Compañía se reserva las facultades disciplinarias que conforme a la legalidad vigente procedan en caso de incumplimientos de la presente Política.

8. Lista de Anexos

ANEXO I.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVOS.
ANEXO II.- LISTADO PUESTOS TIPO.
ANEXO III.- ACTA DE ENTREGA DE MATERIAL AL EMPLEADO.
ANEXO IV.- ACTA DE DEVOLUCIÓN MATERIAL DE EMPLEADO.

ANEXOS

ANEXO I.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVOS

Hardware:

Teléfono fijo: Será el establecido por el departamento de Sistemas/ Facilities/ Compras
Teléfono móvil: Será el establecido por el departamento de Sistemas/ Facilities/ Compras.

Actualmente hay definidos los siguientes modelos:

Modelo TOP EJECUTIVO (Con datos): Permite conexión a internet con el equipo informático.
Modelo TOP (Con datos): Permite conexión a internet con el equipo informático.
Modelo MEDIO (Con datos): Permite conexión a internet con el equipo informático.

Tablet: Será la establecida por el departamento de Sistemas/ Facilities/ Compras.

Modelos de equipos informáticos fijos y portátiles: Serán los establecidos por el departamento de Sistemas/ Facilities/ Compras.

Actualmente hay definidos los siguientes modelos:

Modelo TOP: Permite movilidad (más pequeño), apto para trabajar con ficheros pesados.
Modelo MEDIO: Equipo apto para trabajar con ficheros pesados.
Modelo ESTÁNDAR: Equipo apto para trabajo habitual, ofimática, sap.
PC FIJO.

Compras/Facilities verificará según política el modelo que corresponde según solicitud, salvo excepciones que se tendrán que revisar con el Responsable Directo, Talento y Desarrollo y Sistemas, siempre que no suponga cambio de perfil.

Las marcas y modelos de los activos podrán variar según necesidades de la compañía y siempre según la supervisión de los departamentos de Sistemas, Facilities/Compras.

Software: Los equipos informáticos vendrán dotados de manera estándar por los siguientes tipos de software:

Office Home and Business.
Acrobat Reader.
SAPGUI.
PDF Creator.
Antivirus.
Otros navegadores: Firefox, Chrome, Safari.
Adobe flash player.
Cisco VPN Client.
7ZIP como herramienta de comprensión gratuita.
Skype.
Windows 7 Pro / Actualizable a Windows 8 Pro.
Nuevas herramientas de office 365: Lync y OneDrive.
Instalar itium en los teléfonos?
Cuenta corporativa de icloud-Ver con sistemas.

Todo aquello que no esté en este listado se considerará especial y deberá ser solicitado como excepción, previa justificación y autorización por el Responsable quién será el encargado de solicitar el software por intranet.

ANEXO II- LISTADO PUESTOS TIPO

Revisión por Dpto. TIC

ANEXO III. ENTREGA DE MATERIAL

El siguiendo anexo se puede descargar en el siguiente enlace.

Anexo III-Entrega-de-material Descarga

Yo, D/Dña. _____________________________________________________________ con

D.N.I./N.I.E _______________________, en virtud de mi relación laboral/ de colaboración /de formación con la empresas de Dimoba Corporación dentro del departamento de____________

Por la presente acuso entrega del siguiente material:

Teléfono fijo MODELO,NUM.SERIE y (ext y nº largo):

Teléfono móvil MODELO,IMEI y Nº Móvil (ext y nº largo):

Portátil MODELO Y NUM.SERIE:

Ipad/Tablet (subrayar) MODELO Y NUM.SERIE:

Equipo fijo MODELO Y NUM.SERIE:

Tarjeta Gasoil Nº TARJETA:

Tarjeta Acceso

Coche Matrícula/Modelo/Propiedad/Renting: ____________________

Otros ____________________________

____________________________

He sido advertido de que este material me ha sido proporcionado para su uso estrictamente profesional como herramienta de trabajo para el desempeño de las funciones asignadas a mi función dentro de la Empresa, quedando expresamente prohibido cualquier otro uso de índole personal.

Para nueva asignación de equipos, se deberá gestionar por parte del responsable del empleado la solicitud de almacén por intranet para la correcta configuración y control de inventario.

Para casos de roturas/daños de teléfonos móviles por mal uso de los equipos y con el objetivo de reducir incidencias, se establecerá el siguiente criterio a seguir:

Primera rotura: No existe sanción pero llegará aviso formal del Área de Talento reclamando el cuidado de los equipos.

Segunda rotura: Amonestación de Talento y Desarrollo.

Tercera rotura: Se seguirá el criterio que defina la empresa previo estudio del caso por las distintas áreas que rigen la política.

Asimismo, me comprometo a devolver el material puesto a mi disposición totalmente desbloqueado (incluyendo las claves y códigos asociados al mismo) inmediatamente después de ser requerido por la Empresa, que podrá solicitar la devolución del mismo en cualquier momento a su sola discreción.

Del mismo modo se me informa que, en caso de desvinculación a la Empresa por cualquier motivo, estoy obligado a devolver todo el material del que se me ha hecho entrega totalmente desbloqueado (incluyendo los códigos y claves asociados al mismo) a lo largo de mi vinculación con ella.

En el momento de la entrega del antedicho material me ha sido comunicado el régimen de funcionamiento del mismo que, en línea con las políticas internas de la Empresa y con la normativa vigente, mediante la firma del presente documento, me comprometo a cumplir:

Respecto de los sistemas informáticos y/o de telecomunicaciones propiedad de la empresa que han sido puestos a mi disposición, está expresamente prohibida la obtención, transmisión y posesión de materiales no relacionados con mis tareas, la instalación archivos o programas no autorizados expresamente por la empresa, la navegación por internet por causas ajenas al trabajo, el envío y recepción de correos electrónicos de índole personal y/o la utilización del terminal móvil para fines personales. Es por ello que presto mi consentimiento expreso a cualquier tipo de control o seguimiento del uso que se diera a los medios materiales que me han sido proporcionados por la Empresa.

Asimismo, se pone a mi disposición en este acto la “Política de gestión de activos informáticos y telefónicos para empleados del grupo de empresas de Dimoba Corporación”, cuya versión actualizada está disponible en todo momento en la intranet corporativa.

En cualquier momento y a primer requerimiento por parte de la Empresa a su sola discreción, acepto a poner a disposición de la empresa el vehículo, sobre todo bajo la concurrencia de circunstancias que me impidan llevar a cabo las tareas propias de mi puesto tales como baja por enfermedad, baja por maternidad u otras situaciones en que la empresa me libere de la obligación de trabajar por cualquier motivo.

En _______________ a _______ de ______________ de 20______.

Firma (persona que entrega el material) Firma receptor.

Indicar DNI, Nombre y Apellidos: